Expo-IP-Teilnehmermanagement

Diese Dokumentation beschreibt die Funktionsweise des Teilnehmermanagements mit Fokus auf die verschiedenen Arten von Veranstaltungen, deren Eigenschaften, den Anmeldeprozess, das Handling von Wartelisten sowie die möglichen Aktionen für Veranstaltende und Teilnehmende.

Überblick

Das System unterstützt unterschiedliche Veranstaltungsarten (Konferenz, Vortrag, Workshop) mit definierten Start- und Endzeiten. Veranstaltungen können ohne oder mit Anmeldepflicht konfiguriert werden. Bei anmeldepflichtigen Veranstaltungen kann eine maximale Teilnehmendenzahl festgelegt werden, bei deren Erreichen eine Warteliste greift. Die Warteliste ist unbegrenzt und folgt dem Prinzip „First Come, First Served“. Wird ein Platz frei, rücken Wartelisten-Teilnehmende automatisch nach und erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Dies gilt für den Fall, wenn ein Platz dadurch frei wird, dass sich ein anderer Teilnehmender abmeldet, nicht jedoch, wenn der Veranstaltende einen Teilnehmenden abmeldet.

Eine (Nach-)Anmeldung ist auch nach Beginn der Veranstaltung möglich, solange die Veranstaltung nicht beendet ist. Teilnehmende können sich selbst abmelden oder vom Veranstaltenden abgemeldet werden. Bei gesetztem Flag „Abmeldungen behalten“ wird ein Abgemeldet-Flag im System hinterlegt. Abgemeldete Teilnehmende können sich erneut anmelden; das Abgemeldet-Flag wird dann entfernt. Veranstaltende können zusätzlich Teilnehmende vollständig löschen (z. B. aus Datenschutzgründen), ohne dass der oder die Betroffene eine Benachrichtigung erhält. Für nachrückende Personen wird stets eine Nachrücker-E-Mail verschickt. Im Frontend werden je nach Veranstaltungsstatus (z. B. „Noch geschlossen“, „Zur Konferenz“) unterschiedliche Buttons angezeigt, die klar zwischen Veranstaltungen mit und ohne Anmeldung unterscheiden und den Zeitpunkt des Zugangs regeln.

1. Veranstaltungsarten und -zeiträume

Es gibt verschiedene Veranstaltungsarten. Eine Veranstaltung kann eine Konferenz, ein Vortrag oder ein Workshop sein.

Jede Veranstaltung hat einen Beginn und ein Ende (Zeitstempel).

2. Anmeldeoptionen und Teilnehmerbegrenzung

Flag „Anmeldung erforderlich“

Eine Veranstaltung kann ohne oder mit Anmeldepflicht durchgeführt werden. Ist die Anmeldepflicht aktiviert, kann zusätzlich festgelegt werden, ob Abmeldungen behalten werden sollen. Das Flag „Abmeldungen behalten“ wird bei Veranstaltungen ohne Anmeldepflicht ignoriert.

Teilnehmerbegrenzung

Bei anmeldepflichtigen Veranstaltungen kann eine maximale Teilnehmendenzahl angegeben werden.

  • 0 bedeutet keine Begrenzung.
  • > 0 bedeutet eine tatsächliche Obergrenze.

Die Teilnehmerbegrenzung wird bei Veranstaltungen ohne Anmeldepflicht ignoriert.

Abmeldungen behalten

Wird dieses Flag gesetzt, wird ein Abgemeldet-Flag für Teilnehmende im System gespeichert, sobald sie sich abmelden oder abgemeldet werden.

Ein abgemeldeter Teilnehmender kann sich erneut anmelden; in diesem Fall wird das Abgemeldet-Flag wieder entfernt.

Wird das Flag „Abmeldungen behalten“ nicht ausgewählt, wird ein abgemeldeter Teilnehmender nicht mit dem Abgemeldet-Flag markiert, sondern komplett aus der Teilnehmendenliste gelöscht.

3. Anmeldung und Warteliste

Anmeldung

Teilnehmende können sich über eine Veranstaltungsliste oder ein Dashboard anmelden.

Es werden nur Veranstaltungen angezeigt, die aktuell oder in der Zukunft liegen.

Eine Anmeldung ist auch nach Veranstaltungsbeginn möglich, solange die Veranstaltung nicht beendet ist. Im Frontend bleibt dafür der „Anmelden“-Button bzw. „Auf die Warteliste“-Button (falls max. Teilnehmendenzahl erreicht) sichtbar, solange die Veranstaltung nicht abgelaufen ist.

Bei der Anmeldung erhalten Teilnehmende eine Bestätigung der Anmeldung per Mail. Der Text dieser Mail kann vom Veranstaltenden unter „Mail an Teilnehmer bei Registrierung“ festgelegt werden.

Warteliste

Ist eine Veranstaltung anmeldepflichtig und die maximale Teilnehmendenzahl bereits erreicht, landen weitere Anmeldungen auf einer Warteliste. Die Warteliste kann beliebig viele Einträge haben.

Wird ein Platz in der Veranstaltung frei (z.B., weil sich ein Teilnehmer abmeldet), rückt jemand von der Warteliste automatisch nach und erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Die Reihenfolge ist chronologisch: Wer zuerst auf der Warteliste ist, rückt auch zuerst nach.

Bei der Anmeldung erhalten Teilnehmende eine Bestätigung, dass sie auf die Warteliste gesetzt wurden. Der Text hierzu kann vom Veranstaltenden als „Mail an Teilnehmer, wenn max. Teilnehmerzahl erreicht“ festgelegt werden.

Auch der Inhalt der Nachrücker-E-Mail kann vom Veranstaltenden als „Mail an Teilnehmer, wenn ein Platz frei wird“ festgelegt werden.

4. Abmeldung

Teilnehmer können sich von einer Veranstaltung selbst abmelden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • den Button in der Veranstaltungsliste
  • den Button im Dashboard
  • den Link in der Registrierungsmail zur Veranstaltung, sofern der Link in der Registrierungsmail vom Veranstaltenden vorgesehen wurde (siehe Legende zu den Platzhaltern in der Registrierungsmail – Platzhalter [abmeldelink]).

Speicherung der Abmeldung

Bei gesetztem Flag „Abmeldungen behalten“ wird ein Abgemeldet-Flag gesetzt, auch wenn die Abmeldung durch den Veranstaltenden erfolgt.

Ein abgemeldeter Teilnehmender kann sich erneut anmelden. In diesem Fall wird das Abgemeldet-Flag wieder entfernt.

5. E-Mail-Benachrichtigungen

In bestimmten Fällen werden Teilnehmer per Mail informiert:

  • Anmeldebestätigung: Wird verschickt, sobald sich ein Teilnehmender erfolgreich anmeldet (siehe „Mail an Teilnehmer bei Registrierung“).
  • Wartelistenbenachrichtigung: Wird verschickt, wenn sich ein Teilnehmender anmeldet und auf die Warteliste gesetzt wurde (siehe „Mail an Teilnehmer, wenn max. Teilnehmerzahl erreicht“).
  • Nachrückerbenachrichtigung: Wird verschickt, sobald ein Teilnehmender von der Warteliste in den „angemeldet“-Status wechselt (automatisch oder manuell durch den Veranstaltenden) (siehe „Mail an Teilnehmer, wenn ein Platz frei wird“).

Hinweis: Wenn der Veranstaltende einen Teilnehmenden abmeldet, erhält dieser keine Information über die Abmeldung.

6. Manuelle Veranstalteraktionen

Veranstaltende können die Teilnehmendenliste bearbeiten. Folgende Aktionen sind möglich:

Löschen

  • Ein Teilnehmender kann vollständig entfernt werden.
  • Es werden keine Benachrichtigungen an Gelöschte geschickt.
  • Löschen ist beispielsweise sinnvoll, wenn die personenbezogenen Daten aus Datenschutzgründen vollständig entfernt werden sollen.
  • Ist der Gelöschte ein angemeldeter Teilnehmer und es gibt Wartelisten-Teilnehmende, erfolgt ein automatisches Nachrücken.

Aktives Abmelden

  • Veranstaltende können angemeldete oder Wartelisten-Teilnehmende abmelden.
  • Es werden keine Benachrichtigungen an Abgemeldete geschickt.
  • Bei gesetztem Flag „Abmeldungen behalten“ wird das Abgemeldet-Flag gesetzt.
  • In diesem Fall erfolgt kein automatisches Nachrücken, wenn der Abgemeldete ein angemeldeter Teilnehmer ist.

Manuelles Verschieben von der Warteliste

  • Veranstaltende können Wartelisten-Teilnehmende aktiv in den „angemeldet“-Status versetzen (auch überbuchen).
  • Der Betroffene erhält eine Nachrückerbenachrichtigung.
  • Durch das Verhalten der Punkte 2 und 3 ist es möglich, das automatische Nachrücken zu umgehen und gezielt von der Warteliste nachzurücken oder zu überbuchen. Es ist eine bewusste Designentscheidung, um Veranstaltenden Kontrolle über die freie Platzvergabe zu geben, wenn sie aktiv jemanden abmelden.

7. Frontend und Button-Bezeichnungen

In der Veranstaltungsübersicht sowie im Dashboard werden für Teilnehmende unterschiedliche Buttons angezeigt, abhängig davon:

  • ob eine Anmeldung erforderlich ist,
  • ob die Veranstaltung bereits begonnen hat,
  • ob eine persönliche Anmeldung vorliegt.

Keine Anmeldung erforderlich

Wenn die Veranstaltung das Flag "Anmeldung erforderlich" nicht gesetzt hat, gilt Folgendes.

Solange die Veranstaltung in der Zukunft liegt und noch nicht begonnen hat, wird „Noch geschlossen“ angezeigt (kein Eintritt möglich).

10 Minuten vor Veranstaltungsbeginn ändert sich die Beschriftung abhängig von der Veranstaltungsart auf:

  • „Zur Konferenz“
  • „Zum Vortrag“
  • „Zum Workshop“

Damit wird der direkte Zugang ermöglicht.

Anmeldung erforderlich

Wenn die Veranstaltung das Flag "Anmeldung erforderlich" gesetzt hat, gilt Folgendes.

Solange die Veranstaltung in der Zukunft liegt und noch nicht begonnen hat, wird der Button „Anmelden“ oder „Auf die Warteliste“ (sofern man nicht bereits angemeldet ist) angezeigt. Hat man sich bereits angemeldet, erscheinen stattdessen „Noch geschlossen“ oder „Sie sind auf der Warteliste.“ sowie „Abmelden“.

Kurz vor (10 Minuten) bzw. ab Veranstaltungsbeginn wechseln die Buttons entsprechend der Veranstaltungsart für angemeldete Teilnehmende auf:

  • „Zur Konferenz“
  • „Zum Vortrag“
  • „Zum Workshop“

Nicht angemeldete (oder Wartelisten-) Teilnehmende können sich weiterhin anmelden, solange die Veranstaltung nicht beendet ist. In der Veranstaltungsliste bzw. im Dashboard bleibt der Button „Anmelden“ oder „Auf die Warteliste“ sichtbar.

Nach erfolgreicher (Nach-)Anmeldung (direkt oder Wartelisten-Nachrücken) wird der Button „Zur Konferenz/Vortrag/Workshop“ auch für neu Angemeldete sichtbar.